Bạn đang làm nhân viên kinh doanh, nhân viên tiếp thị, giám đốc mà chưa có name card? Hãy suy nghĩ lại vấn đề này.
Khi công việc kinh doanh, giao tiếp ngày càng nhiều thì danh thiếp đóng vai trò rất quan trọng. Việc thiết kế danh thiếp sẽ thuận tiện hơn cho bạn và đối tác trong việc trao đổi thông tin liên lạc. Trong bài viết này, Sắc Kim sẽ hướng dẫn cho bạn cách thiết kế danh thiếp trên phần mềm word đơn giản mà hiệu quả.
Thiết kế danh thiếp theo phong cách của bạn
Trước khi vào vấn đề chính chúng tôi sẽ làm rõ quan điểm ở trên vì sao danh thiếp lại quan trọng trong việc giao tiếp. Nếu bạn đang trong 1 cuộc nói chuyện với khách hàng/đối tác mà có công việc đột xuất trong khi chưa có thông tin liên lạc. Lúc đó, danh thiếp sẽ giúp việc trao đổi thông tin liên lạc giữa 2 bên dễ dàng hơn. Ngay cả khi cuộc gặp diễn ra suôn sẻ thì cách đưa danh tiếp sẽ là phương thức trao đổi liên lạc đơn giản, lịch sự, tránh trường hợp hỏi những thông tin tế nhị.
Khi cầm danh thiếp, người đối diện sẽ có những thông tin về bạn như: SĐT, địa chỉ, face, email,…Bạn sẽ không mất nhiều thời gian đọc số điện thoại địa chỉ mà name card sẽ thay thế bạn làm việc đó.
Qua những trường hợp trên chắc chắn bạn sẽ cần có 1 mình 1 mẫu in danh thiếp. Vậy nếu bạn không rành về thiết kế thì thế nào? Hãy xem nội dung dưới đây, sackim.com sẽ hướng dẫn cho bạn cách thiết kế danh thiếp trên phần mềm Word 2016.
Thiết kế danh thiếp theo phong cách riêng độc đáo sẽ làm tôn lên phong cách của bạn
Cách 1: Cách thiết kế name card trên Word – lên kế hoạch và chuẩn bị
Bạn hãy yên tâm vì những gì chúng tôi hướng dẫn rất dễ dàng, những người không chuyên về thiết kế cũng có thể làm được. Phần mềm được tôi sử dụng là MS Word 2016, nếu bạn có các phiên bản word khác thì cũng có những chức năng tương tự.
Trước khi bắt đầu bạn nên lên ý tưởng đã, ý tưởng rất quan trọng trước khi chúng ta thiết kế 1 cái gì đó. Dưới đây là những thứ bạn nên lên kế hoạch trước khi thiết kế card visit.
#1 Chọn phông chữ và màu sắc
Màu sắc chọn làm card visit rất quan trọng, khi nhìn vào name card người ta sẽ để ý tới phần màu sắc trước. Hãy chọn font chữ dễ đọc và những màu sắc bắt mắt, ấn tượng.
Tùy vào lĩnh vực bạn đang làm mà chọn phông màu thích hợp cho danh thiếp. Một số màu cần những màu sắc nổi bật như: vàng, đỏ, xanh, cam,…nhưng một số lĩnh vực khác thì chỉ cần chọn màu trắng đen là đủ.
Các font chữ tươi trẻ và kiểu cách hiện đại phù hợp với nghành nghề mới đòi hỏi sự năng động cao, còn những font chữ truyền thống thích hợp với các nghành nghề truyền thống. Ngoài những thông tin bạn cung cấp cho người dùng trên name card, phong cách của nó có thể giúp người đối diện cảm thấy ấn tượng với bạn.
Màu sắc hồng thích hợp cho những shop bán thời trang hoặc spa
#2 Kích thước name card thường dùng
Name card có nhiều kích thước, kích thước thông dụng nhất là 3.5 x 2 inch. Hình bên dưới là mẫu thiết kế danh thiếp được làm theo kích thước chuẩn 3.5 x 2 inch.
Nếu bạn không chuyên về word, hãy tìm một số trang làm design card visit online luôn. Ở đó có kho mẫu danh thiếp đa dạng cho bạn lựa chọn.
Kích thước chuẩn của tấm danh thiếp là 3.5 x 2 inch hoặc 9 x 5 cm
#2 Chọn lọc thông tin đưa lên danh thiếp
Thông tin đưa lên danh thiếp có giới hạn vì chúng có kích thước nhỏ. Vì vậy, bạn hãy chắc chắn những thông tin liên lạc trên đó là những thứ khách hàng cần nhất. Nếu chèn nhiều thông tin tấm danh thiếp sẽ khó nhìn, khách hàng sẽ cảm thấy khó chịu. Thay vào đó, người dùng nên đưa vào những thông tin sau đây:
- Tên công ty
- Logo công ty (nếu có)
- Tên và tiêu đề (Nếu có)
- Thông tin liên hệ
- Trang web
- Tài khoản MXH (nếu như bạn hoạt động thường xuyên).
Đặc biệt, một số thông tin cần thiết nhưng bạn không cần đưa lên như: fax, địa chỉ nhà riêng,… Hãy chắc chắn rằng, những thông tin đã được chọn lọc kỹ càng.
Những thông tin cơ bản nên được in trên danh thiếp
#3 Các cách tạo danh thiếp cá nhân trên MS Word
Có 2 cách cơ bản để tạo name card trên Word, đó là:
- Sử dụng những mẫu có sẵn
- Sử dụng table
Chúng ta sẽ đi sâu 2 cách này trong phần dưới.
Chú ý: phiên bản đang được sử dụng là word 2016, những phiên bản khác sẽ khác về giao diện và tính năng 1 chút.
Cách sử dụng các mẫu danh thiếp có sẵn trên Word
Bước 1: Tìm 1 mẫu phù hợp
Mở 1 trang mới trong Word, chọn New bên trái màn hình, khung bên phải sẽ xuất hiện 1 ô tìm kiếm. Bạn gõ từ Business Card” ở khung search và nhấn enter, đây là thao tác tìm kiếm những mẫu card có sẵn từ nhà cung cấp.
Search Business Card trên khung Search New và chọn mẫu nào mình thích
Bước 2 – Duyệt những mẫu có sẵn nếu ưng ý
Bạn cuộn theo thanh cuộn bên phải để tìm những mẫu có sẵn và chọn mẫu mà mình thích.
Bước 3 – Chọn danh thiếp từ kho mẫu có sẵn
Khi chọn mẫu danh thiếp bạn thích, nhấp vào mẫu đó để phóng to lên, sau đó nhấp vào Create để xác nhận chọn mẫu này.
Ví dụ, trong trường hợp của tôi, tôi thích màu xanh nên đã chọn mẫu màu xanh luôn. Nếu mẫu bạn chọn không có màu hợp với công ty thì vẫn chỉnh được, mọi thông tin có trên name card mẫu có thể thay đổi sau này nhé.
Chọn mẫu name card mà bạn yêu thích
Sau khi tạo xong, phần mềm Word sẽ bung ra nhiều mẫu để bạn tùy chỉnh.
Bước 4 – Chèn logo
Tiếp theo, hãy nhấn vào hình logo trên mẫu, khi nhấp vào sẽ bung ra để bạn chọn hình. Trong phần menu, nhấn vào insert chọn Picture rồi chọn hình logo mà bạn muốn.
Ghi chú: ở đây tôi chọn logo của in ấn Sắc Kim. Nếu chưa có logo, bạn hãy tham khảo qua trang Envato Market, đây là trang chuyên cung cấp những mẫu logo đẹp miễn phí.
Chèn logo vào danh thiếp cho đến khi đủ số lượng bạn cần
Bước 5 – Chỉnh nội dung
Bước tiếp theo bạn sẽ thay phần nội dung cho phù hợp bằng cách xóa và điền vào những phần thông tin tương ứng trên danh thiếp. Những thông tin không thích hợp bạn có thể xóa chúng, trong bước này bạn có thể chỉnh font chữ và kích cỡ chữ cho phù hợp.
Với ví dụ này, tôi chọn màu xanh để đồng bộ với logo luôn, chữ tôi phóng to ra để trông nổi bật hơn các thông tin ở dưới. Trước khi đi sâu hơn, hãy chắc chắn rằng bạn đã thay thông tin hết rồi. Tính năng tiện dụng trong word giúp bạn chỉ cần nhập 1 lần và các mẫu khác sẽ tự động cập nhật theo.
Giả sử công ty Sắc Kim không có Twitter, vậy tôi xóa phần đó đi, từ đó các mẫu name card khác cũng cập nhật theo. Bạn cũng có thể điền thêm các thông tin trên mẫu không có sẵn.
Tùy chỉnh thông tin trên namecard theo ý thích của bạn
Bước 6 – Thay đổi font chữ phù hợp
Chỉ còn vài bước nhỏ là bạn đã hoàn thành, bạn hãy tùy chỉnh font chữ phù hợp với mình. Những thông tin liên hệ như: địa chỉ, điện thoại, email, fax,…nên chọn font cơ bản, dễ đọc. Những phần như tên cty hoặc slogan có thể dùng font cách điệu, bắt mắt hơn.
Hãy mở danh sách font có sẵn trên MS Word, nếu như bạn thích font chữ riêng thì hãy lên mạng tải về và cài đặt vào máy. Ok, vậy đã hoàn thành cách 1 để tạo danh thiếp trên Word. Bây giờ chúng ta tiến hành qua cách 2 nhé.
Cách 2: Sử dụng table trong MS Word tạo danh thiếp
Bước 1: Thiết lập tài liệu trong Word
Khởi đông Word và mở new văn bản như khi bạn làm word bình thường. Vào Menu Layout -> Chọn Margin -> Chọn Custom Margin, thay đổi phần lề đầu và cuối thành 0,25″.
Tùy chỉnh căn lề trong word
Căn chỉnh theo kích thước phù hợp
Bước 2: Chèn bảng vào
Vào Menu Insert -> chọn vào biểu tượng Table dưới thanh công cụ, chọn số hàng và số cột phù hợp. Trong tường hợp này tôi chọn 5 hàng và 2 cột.
Tùy theo số mẫu mà chọn số cột và hàng cho phù hợp, thiết kế trên word 2010 cũng tương tự vậy
Nhấn vào phần Insert Table sau khi chọn được kích thước bảng phù hợp. Chọn toàn bộ bảng bằng cách tô đậm tất cả ô. Kích chuột phải để hiện ra menu tùy chỉnh.
Bước 3 – Tùy chỉnh cài đặt cho bảng
Nhấn vào phần Table Properties bên phần menu phụ. Hộp thoại Properties sẽ xuất hiện.
Nhấp phải chuột và chọn Table Properties để canh chỉnh
Trong phần này, tùy chỉnh để chữ nhập vào canh giữa.
Sau khi canh giữa ở Table xong, chọn tab Cell để tiếp tục chỉnh. Đây là bước chỉnh kích thước cho danh thiếp. Tích vào Preferred width. Gõ 3,5″ vào trường Preferred width và nhấn OK để kết thúc.
Các trường cần canh chỉnh hộp thoại Table Properties trong bảng danh thiếp – hình 1
Tiếp theo, bạn nhấn vào Tab Row, tích vào trường Specify height, nhập 2 Specify height và nhấn OK để kết thúc.
Khi đó, bảng của bạn sau khi canh chỉnh sẽ như thế này:
Như vậy, bạn đã tạo được 10 khung mẫu khớp với kích thước thực tế.
Bước 4 – Chèn vào logo thương hiệu của bạn
Trong bước này, hãy thêm thông tin vào danh thiếp của mình. Nhấp chuột vào ô cần thiết kế, trên Menu vào Tab Insert và chọn biểu tượng Pictures -> tìm ảnh bạn muốn thêm vào. Ở đây tôi thêm logo của công ty Sắc Kim.
Chèn logo vào
Làm theo bước trên đến khi 10 ô được chèn logo đầy đủ.
Bước 5 – Tùy chỉnh nội dung
Sau khi thêm logo, hãy thêm thông tin cần thiết cho danh thiếp. Trước tiên, bạn chọn font, kích cỡ chữ, màu sắc phù hợp.
Sau khi căn chỉnh đầy đủ, hãy nhập nội dung phù hợp.
Thông tin sau khi đã nhập đầy đủ. Tất nhiên, do làm bằng word nên thiết kế chỉ ở mức cơ bản
Vậy là bạn đã được mẫu danh thiếp cơ bản nhất rồi.
Lời kết
Qua 2 cách kể trên chúng tôi đã trình bày cách thiết kế name card đẹp trên phần mềm Word, việc thiết kế rất đơn giản dựa trên những mẫu có sẵn. Để thiết kế những mẫu name card đẹp có nhiều hiệu ứng hơn, bạn hãy tham khảo qua 2 phần mềm là Corel và AI. Nếu còn điều gì thắc mắc, hãy liên hệ với chúng tôi theo số: 0907 831 345 để được giải đáp thêm nhé.
