Scan tài liệu là gì ? Đây là công việc bất cứ nhân viên văn phòng nào cũng phải làm. Nhưng hiện nay, nhiều người vẫn chưa biết cách scan tài liệu là gì. Chúng ta sẽ cùng xem qua quy trình scan như thế nào nhé. Mời xem!
Scan giấy tờ là gì ?
Trong công việc, đôi khi chúng ta phải gửi các mẫu văn bản, giấy tờ, chứng từ có sẵn qua cho đối tác, khách hàng hoặc lưu trữ nội bộ trong công ty. Lúc trước, người dùng thường chọn cách lấy điện thoại chụp sau đó gửi qua máy người khác. Sau này nhiều máy scan hiện đại ra đời giúp bạn quét được hình ảnh văn bản rõ hơn.
Scan giúp lưu trữ giấy tờ trên máy tính dễ dàng
Người ta sẽ làm việc đó như thế nào ? Chỉ cần máy có tính năng scan và phần mềm scan tài liệu kèm theo thì người dùng đã có thể tùy chọn scan theo các định dạng file .jpg hoặc .pdf.
Nếu bạn lưu trữ nhiều giấy tờ quan trọng và lo sợ bị mất hoặc ăn mòn trong tương lai thì hãy sử dụng phương pháp scan. Phương pháp này giúp bạn lưu lại hợp đồng có chữ ký, giấy tờ quan trọng và có thể gửi cho đối tác bất cứ khi nào họ cần.
Một số thắc mắc về scan tài liệu
Scan khác gì chụp ảnh ? Nếu chụp bằng điện thoại, bạn sẽ gặp một số trở ngại như: giấy không thẳng, góc chụp không chuẩn,…
Photo scan là gì ? Đây là phần mềm do google phát hành để biến những tấm in cũ thành ảnh in kỹ thuật số.
Scan ảnh ở đâu ? Có thể ra những tiệm in ấn hoặc mua máy nếu bạn có nhu cầu scan nhiều.
Chọn loại máy scan chất lượng tốt trên thị trường
Hiện nay trên thị trường xuất hiện nhiều loại máy scan với đa dạng mức giá cho khách hàng lựa chọn. Chúng tôi khuyến cáo nên mua máy scan của các hãng nổi tiếng như: Genius, HP, Epson.
Tuy nhiên, nếu nhu cầu chỉ cần những bản scan có độ phân giải vừa phải thì hãy chọn những loại máy scan giá rẻ. Chọn máy scan có độ phân giải thấp 1200×2400 dpi giá khoảng 850.000đ.
Không nên chọn loại máy quá đắt sẽ gây lãng phí. Nếu có nhu cầu scan hình ảnh hoặc scan phim hãy chọn máy có độ phân giải cao hơn.
Sau khi đã mua máy scan rồi thì việc cần làm tiếp theo là tìm phần mềm scan tương ứng. Thông thường, các nhà bán máy sẽ hỗ trợ cài phần mềm hoặc tặng kèm CD để người dùng tự cài.
Canon là hãng sản xuất thiết bị phục vụ in ấn nổi tiếng trên thị trường
Cài đặt phần mềm Scan
Để dễ xem và quản lý tài liệu, file scan nên lưu theo định dạng pdf hoặc jpg. Nếu xài điện thoại để lưu trữ nhiều thì lưu định dạng hình ảnh sẽ tốt hơn. Điều lưu ý khi lưu trữ là file JPG sẽ nhẹ hơn PDF nhé.
Nếu phần mềm hỗ trợ scan của NXS có hỗ trợ xuất ra định dạng PDF thì người dùng không cần cài phần mềm khác nữa. Nhưng nếu không có thì bạn có thể cài phần mềm Softi Scan to PDF để tạo nhanh file PDF (dùng thử trong 30 ngày).
Bạn có thể xem qua cách cách scan tài liệu thành file pdf tại đây.
Giao diện phần mềm VnDOCR
Ngoài ra, nếu muốn những file scan tài liệu có thể chỉnh sửa được. Hãy chọn phần mềm VnDOCR của viện công nghệ thông tin để scan tài liệu online tiếng Việt.
Chọn phần mềm miễn phí trên FreeOCR.net để xử lý các tài liệu tiếng Anh. Tuy nhiên, quá trình này đỏi hỏi người dùng phải có kinh nghiệm xử lý file.
Bạn nên scan tài liệu trong trường hợp nào?
- Cần lưu lại hợp đồng hay báo cáo sơ bộ trên máy tính.
- Lưu lại những tài liệu cứng quan trọng. Nếu là tài liệu học tập quan trọng thì hãy scan để sau này có thể in lại nếu cần.
- Lưu những bức ảnh kỷ niệm quan trọng.
- Ảnh gia đình đã chụp lâu ngày và có dậu hiệu hoen ố. Scan là cách lưu trữ chúng tốt nhất.
Ảnh thực tế và sau khi scan trên điện thoại
Lời kết
Qua bài viết này bạn đã biết được scan tài liệu là gì và phần mềm scan tài liệu hữu ích cho người dùng. Hy vọng bạn sẽ hài lòng với những gì mà sackim.com cung cấp nhé, chúc bạn thành công.
